Riktlinjer för användning av sociala medier

Antagna av Avesta kommuns koncernledning 2010-01-13

Riktlinjer - Användning av sociala medier för Avesta kommuns koncern

Avesta kommuns koncern på sociala medier ska nås samlat. Detta sker på kommunens webbplats www.avesta.se.
På webbplatsen samlas innehållet och/eller länkar till alla sociala medier, det vill säga exempelvis bloggar, mikrobloggar, video- och bildkonton. På samtliga sociala medier ska hänvisning finnas till avesta.se. Kommunens logotyp ska finnas med för att göra det tydligt vem som är avsändaren. Vid användande av sociala medier ska kontaktperson framgå.

Den traditionella webbplatsen följer den grafiska profilen. Detta ska eftersträvas på sociala medier, för att avsändaren ska bli tydlig. Bedömning av om, vem och vilka som ska använda sociala medier i tjänsteutövningen sker av respektive verksamhet, i enlighet med verksamhetens kommunikationsplaner. Den som utses har ett ansvar för att hantera mediet i enlighet med dessa riktlinjer. Riktlinjerna för användning av sociala medier gäller endast medier där det är möjligt att kommunicera, det vill säga föra en dialog.

För kommunikation i sociala medier där Avesta kommun inte tillhandahåller plattformen för kommunikation (till exempel någon annans sida på Facebook eller någon annans blogg), ska denna policy användas i tillämpliga delar.

Riktlinjerna gäller enbart sociala medier i Avesta kommunskoncerns/Avesta kommuns verksamheters namn. De gäller inte för politiska bloggar och övriga politiska aktiviteter i de sociala medierna. Politiska aktiviteter i sociala medier ansvarar politiker och deras partier för. För övrigt gäller samma regler för registrering av allmänna handlingar som inkommit via sociala medier till personer som har politiska uppdrag i kommunen, som för allmänna handlingar som inkommit via till exempel post eller E-post.

Vem använder sociala medier för Avesta kommun?

 
1. Avesta kommuns officiella kanaler hanteras i enlighet med offentlighetsprincipen och bestämmelser om arkivering. Varje förvaltning/bolag har ansvar för sin egen kommunikation. Därför har varje förvaltning/bolag även beslutsmandat över
◦ om förvaltningen/bolaget använder sociala medier,
◦ vilka verktyg och/eller tjänster som används samt
◦ vem eller vilka som får representera förvaltningen/bolaget inom sociala medier.

2. Förvaltningar/bolag som väljer att engagera sig inom sociala medier ska tydliggöra att engagemanget sker som ett led i förvaltningens/bolagets verksamhetsutövning. Vid användning av officiell e-postadress (det vill säga E-postadress som slutar med @avesta.se) och/eller telefonnummer till kommunen/förvaltningen/bolaget/medarbetares arbetstelefon anses uttalanden alltid gjorda som ett led i tjänsteutövningen.

3. När en förvaltning/bolag väljer att finnas representerad på sociala medier ska det meddelas till informatören, tillsammans med kontaktuppgifter till mediet (inloggningsuppgifter) och ansvarig person på förvaltningen/bolaget. Informatören upprättar och underhåller en förteckning över de kanaler som används i officiellt syfte inom Avesta kommuns koncern. Förteckningen ska vara en del av kommunens och bolagens dokumenthanteringsplaner.

4. Varje kommunikationskanal, ska förfoga över möjligheter att automatiskt inhämta innehållet för att det ska vara möjligt att kunna visa innehållet på Avesta kommuns webbplats.

5. Ofta administrerar flera förvaltningar/verksamheter samma typ av socialt medium. Då ska alla sidor som förvaltningarna/verksamheterna administrerar länkas till Avesta kommuns huvudsida på det aktuella sociala mediet. Avesta kommuns huvudsida ska i sin tur länka till de förvaltningsspecifika/verksamhetsspecifika sidorna. Detta för att visa kommunens sammanlagda närvaro på det sociala mediet, för användarna.

6. En gång per år ska ansvarig förvaltning arkivera en så kallad skärmdump som visar ögonblickbilder i de sociala medier som förvaltningen är aktiv. Skärmdumpen ska arkiveras.

7. Respektive parti som är representerat i kommunfullmäktige har rätt att ha en länk till sin blogg eller annan kanal på socialt medium på kommunens samlande webbplats för sociala medier.  

Hur hanteras inkomna synpunkter, svar och kommentarer?

 
7. Enskilda befattningshavare, som har fått i uppdrag att som ett led i tjänsteutövningen närvara på sociala medier, ansvarar för hantering av inkommande synpunkter, svar och kommentarer. Vid befattningshavares frånvaro ska ersättare finnas utsedd.

Ansvaret för inkommande synpunkter, svar och kommentarer innebär att antingen;
◦ besvara inkommande synpunkter som riktas till myndigheten,
◦ vidarebefordra dessa till en befattningshavare som är bättre lämpad att besvara dessa eller
◦ avpublicera dessa med stöd av punkt 9.

På sociala medier behöver inte alla frågor besvaras av kommunen, utan en diskussion om en fråga kan ske mellan olika parter på ”vår” plattform. Direkta kommentarer som rimligen förutsätter ett svar besvaras alltid omgående.

Svar på sociala medier ska ske snabbt och gärna med ett personligt tilltal. Läsare på det sociala mediet ska kunna få kontakt med den ansvarige på ett tydligt angivet sätt, för att framföra direkta synpunkter, exempelvis anmälan om olämpliga kommentarer.
Tillsyn för sociala medier där det är kommunen själv som har möjlighet att bestämma om de inlägg som görs (till exempel ta bort dem), ska göras av ansvarig befattningshavare minst en gång per vardag. Ansvarig styrelse/nämnd är personuppgiftsansvarig.

8. Information, kommentarer och synpunkter som lämnas på ett publikt forum som utgör en officiell kanal av Avesta kommun och som är tillgängliga för allmänheten behöver inte diarieföras, så länge de är strukturerat ordnad, till exempel i datumordning.  Direktmeddelanden som skickas till en enskild person som närvarar på den sociala webben som ett led i tjänsteutövningen utgör däremot i regel inkomna handlingar. Mottagaren svarar för att informationen hanteras på behörigt sätt. Det innebär exempelvis också att direktmeddelanden ska in i kommunens ordinarie system i regel: klipp- och klistra eller kopia till myndighetsbrevlåda. Vid avslutande av publika forum ska meddelanden sparas och arkiveras på lämpligt sätt i enlighet med förvaltningens dokumenthanteringsplan.

9. Kommentarer, synpunkter eller svar som kan antas strida mot gällande lagstiftning, direktiv och/eller policydokument ska skyndsamt avpubliceras eller raderas. Innan radering måste innehållet av meddelandet samt information om dess avsändare sparas. Såväl avpublicerat som raderat innehåll måste behandlas i enlighet med regler om allmänna handlingar.
Kommentarer eller synpunkter som innehåller sekretesskyddad information ska skyndsamt registreras hos Avesta kommun och raderas från det sociala mediet.

Kommentar får inte innehålla:
• förtal, personliga angrepp eller förolämpningar
• hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier
• olovliga våldsskildringar eller pornografi
• uppmaningar till brott eller utgöra annan brottslig verksamhet
• olovligt bruk av upphovsrättsligt skyddat material
• svordomar eller obscena ord
• kommersiella budskap eller reklam
Om tillägg sker i dessa punkter på exempelvis en blogg, ska detta diskuteras med informatören innan det genomförs.

10. Vid användandet av sociala mediekanaler ska det alltid stå klart att meddelanden, synpunkter och kommentarer kan bli allmän handling när de publiceras i vår kanal.

11. Gallring av information som är av tillfällig eller av ringa betydelse, i sociala medier ska ske när mediet inte längre används, alternativt var sjätte månad i de fall det är lämpligt (när informationen inte längre är aktuell och när det finns begränsade lagringsmöjligheter eller omfattande lagring gör informationen svår att strukturera så att informationen är lättillgänglig). Direkta meddelanden (chattfunktioner) gallras omedelbart efter konversationen slutförts (efter att innehåll som bör sparas har kopierats).

Bilaga 1: Definitioner

 
Sociala medier är användargenererat innehåll som skapas med hjälp av tillgängliga och skalbara teknologier på Internet. Exempel på sociala medier omfattar facebook, bloggar, MySpace, YouTube, Second Life, Twitter, LinkedIn, Delicious, FlickR, Bilddagboken.  

Lagar av betydelse för riktlinjerna

Förvaltningslagen
Tryckfrihetsförordningen
Personuppgiftslagen
Upphovsrättslagen
Sekretesslagen
Lagen om ansvar för elektroniska anslagstavlor