Bakgrund

KPMG har av Avesta kommuns revisorer haft i uppdrag att utföra en analys av avtals-troheten i kommunen. Revisionen utesluter inte att det finns en risk för att inköp görs av icke avtalsbundna leverantörer och att det i sin tur leder till fördyringar och/eller kvali-tetsbrister. Revisionen bedömer det som väsentligt att det kan säkerställas att det finns giltiga avtal med leverantörer som omfattar verksamhetens behov av inköp av varor och tjänster samt att dessa används optimalt.

Sammanfattning

Sammanfattnigen kan inte fullständigt redovisa den analys kommunens revisorer upp-dragit åt KPMG att utföra för att belysa avtalsefterlevnaden i kommunen. För att se helheten och förstå analysresultatet behövs att till rapporten bifogade elektroniska specifikation är tillgänglig i elektronisk form och att rapporten läses i sin helhet.
Redan här kan det dock meddelas att det finns fog för den riskbedömning som ligger till grund för vårt uppdrag: Revisionen utesluter inte att det finns en risk för att inköp görs av icke avtalsbundna leverantörer och att det i sin tur leder till fördyringar och/eller kvalitetsbrister.

Vi vill särskilt framhålla följande:
• En som vi bedömer det allt för liten andel av de leverantörer som det görs inköp från är bundna vid väl kända och centralt förtecknade avtal med kommunen. Det innebär rimligen en risk för att de samlade inköpen blir dyrare än nödvändigt. Den stora mängden leverantörer som används innebär även att kostnaden för inköpen inte oväsentligt bidrar till fördyringar.
• Alla använda leverantörer är inte tydligt och otvetydigt identifierade. En inte oväsentlig mängd leverantörer är registrerade med fler än en möjlig betalningsväg. Att ange ett korrekt organisationsnummer för leverantören är uppenbarligen inte obligatoriskt.
• Registervården av leverantörsregistret är undermålig vilket bevisas av föregående punkt samt att bolag i konkurs och under likvidation inte har spärrats för registrering och/eller betalning.
• De krävs inga oöverkomliga åtgärder för att stärka den interna kontrollen. Volymen information är inte större än att kontroller relativt kostnadseffektivt kan utföras i kalkylprogram som t ex en modern version av MS Excel.