Inledning

Denna rapport omfattar de noteringar som gjorts i samband med granskningen av rutinerna för Avesta Kommun genom besök på löneservice i Norberg i augusti 2011 samt avstämningar med Personalenheten i Avesta.

Sammanfattning

Vår bedömning är att det finns ett antal områden/rutiner där den interna kontrollen måste förbättras för att säkerställa en effektivare process och dessutom undvika kostsamma fel. Av dessa vill vi främst framhålla följande:

• Arbetet med lönehantering bör ske på ett enhetligt sätt. Det är därför av stor vikt att det finns dokumenterade arbetsbeskrivningar framtagna där det framgår hur olika arbetsmoment skall utföras och hur arbetet ska dokumenteras. (5.1)

• Kommunen saknar en dokumenterad beskrivning där det framgår vad en attest innebär. (5.3)

• Meddelande om attestbehörighet till löneservice bör ske på ett enhetligt sätt och det bör finnas dokumenterat vad den tilldelade attestbehörigheten innebär. (5.2)

• Alla underlag som skickas till löneservice bör ankomststämplas. Alla manuella uppgifter som registreras i lönesystemet bör dateras och signeras. (5.2, 5.4, 5.5)

• Vid manuella förändringar av fasta data i systemet bör det ske en efterkontroll av att uppgifterna registrerats korrekt.(5.6)

• Signallistor/felrapporter bör köras fram för olika situationer. Åtgärder som vidtas bör dokumenteras. (5.7, 5.8)