Attestreglemente

Beslutad av Kommunfullmäktige 2002, § 27

Kontroll av verifikationer (attestreglemente)

Reglementets omfattning

Detta reglemente gäller för kommunens samtliga verifikationer. I kommunens reglementen för medelsförvaltning respektive pensionsmedelsförvaltning finns särskilda reglementen om kontroll i samband med medelsförvaltning.
Stiftelser och donationer förvaltade av kommunen skall tillämpa reglerna i detta reglemente.

Målsättning

Målsättningen med reglerna för kontroll av verifikationer är att undvika oavsiktliga eller avsiktliga fel och därigenom säkerställa att transaktioner som bokförs i tillämpliga fall är korrekta avseende:
Prestation: Varan eller tjänsten har levererats till eller från kommunen.
 
Bokföringsunderlag: Verifikationen uppfyller kraven enligt god redovisningssed
 
Villkor: Rätt villkor tillämpas, till exempel förfallodatum.
 
Bokföringstidpunkt: Bokföring sker vid rätt tidpunkt och rätt redovisningsperiod.
 
Kontering: Transaktionen är rätt konterad.
 
Beslut: Transaktionen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare.

Ansvar

Kommunstyrelsen ansvarar för utfärdandet av för kommunen gemensamma tillämpningsanvisningar till detta reglemente. Kommunstyrelsen ansvarar för övergripande uppföljning och utvärdering av dessa regler och för att vid behov ta initiativ till förändring av dessa regler.

Kommunens styrelser/nämnder ansvarar för att antagna regler och tillämpningsanvisningar avseende detta reglemente följs. Varje styrelse/nämnd utfärdar vid behov ytterligare tillämpningsanvisningar för sitt verksamhetsområde.

Förvaltningschefen ansvarar inom styrelsen/nämndens verksamhetsområde för att kontrollansvariga är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd. Förvaltningschefen ansvarar också för att vid behov ta fram ytterligare tillämpningsanvisningar. Dessa skall fastställas av styrelsen/nämnden.

Kontrollansvariges uppgift är att tillämpa fastställda anvisningar samt att när brister upptäcks rapportera dessa till närmast överordnad chef eller annan enligt fastställd rutin.

Kontroller

Följande kontroller ska i tillämpliga fall utföras:
Prestation: Vara eller tjänst har mottagits eller levererats.
 
Kvalitet: Mottagen eller levererad vara eller tjänst håller avtalad kvalitet.
 
Pris: Pris överensstämmer med avtal, taxa, bidragsregler eller beställning.
 
Villkor: Betalningsvillkor mm är uppfyllda.
 
Beslut: Behöriga beslut finns.
 
Kontering: Konteringen är korrekt.
 
Formalia: Verifikationen uppfyller krav enligt lagstiftning.
 

Behörighet

Nödvändiga attester har skett av behöriga personer. Kontroll i enlighet med internkontrollreglementet.
 

Kontrollernas utformning och utförande

Kontrollrutinerna ska utformas så att den interna kontrollen inom respektive styrelse/nämnd är tillräcklig. Vid utformningen av kontrollrutinerna ska följande krav beaktas:

Ansvarsfördelning

Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Ingen person ska ensam hantera en transaktion från början till slut.

Kompetens

Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd ska har erforderlig kompetens för uppgiften.

Integritet

Den som utför kontroll av en annan person, särskilt av beslut, ska ha en självständig ställning gentemot de kontrollerade.

Jäv

Den som utför kontrollen får ej kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detsamma gäller utgifter av personlig karaktär. Detta innefattar också bolag och föreningar där den kontrollansvarige eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen.

Dokumentation

Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumentera på ändamålsenligt sätt.

Kontrollordning

De olika kontrollmomenten ska utföras i en logisk ordning så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd.

Kraven på vidtagna kontrollåtgärder ska var anpassade till den ekonomiska transaktionens art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. Kommunstyrelsen kan därför besluta om avsteg från ovanstående krav där så är motiverat utifrån utförd riskanalys. I dessa fall ska anges under vilka förutsättningar som avsteg får ske.

Kontrollansvariga

I tillämpningsanvisningarna definieras obligatoriska attestroller för förekommande typer av ekonomiska transaktioner.
Respektive styrelse/nämnd utser kontrollansvariga samt ersättare för dessa. Kontrollansvar knyts till person eller befattning och kontointervall med angivande av eventuella begränsningar. Rätten att ensam attestera enskild transaktion inom ramen för tilldelat kontoansvar begränsas till det belopp som styrelsen/nämnden fastställer.
Kontroll får ske med hjälp av IT-stöd.

Varje styrelse/nämnd svarar för att upprätta och hålla aktuella förteckningar över utsedda kontrollansvariga.

Genomförda kontroller

Obligatoriska manuella kontroller som utförts med godkänt resultat ska dokumenteras med attest. Attest dokumenteras i enlighet med tillämpningsanvisningarna. Maskinellt utförda kontroller ska framgå av systemdokumentation och behandlingshistorik.
Om kontrollansvarig ej kan godkänna en ekonomisk transaktion ska den som beslutat om transaktionen underrättas, om inte annat framgår av tillämpningsanvisningarna. Kan inte rättelse uppnås ska underrättelse ske enligt fastställd rutin.

Kontroll av verifikationer – tillämpningsanvisningar

Reglementets omfattning

Andra reglementen som har samband med detta reglemente
Internkontrollreglemente
Finanspolicy inkl pensionsmedelsförvaltning
Upphandlingsreglemente
Inköpspolicy

Ansvar

Kommunens internkontrollreglemente ska beaktas vad gäller när och hur särskilda kontroller ska ske.

Övergripande för kommunen

Tolkning av reglementet görs av ekonomichefen.

Kontroll

Attest innebär att skriftligt intyga att kontroll har skett.
Det kontroller/attester som ska ske är

Mottagningsattest, vilken innefattar kontroll av prestation och kvalitet. Utförs av den person som tar emot varorna. Kontroll skall göras av att det är rätt varor som har kommit och att det är rätt kvalitet. Eventuella skador ska omedelbart rapporteras till leverantören, detta sker lämpligen av den som har beställt varorna.
Pris- och villkorskontroll, vilken innefattar att priset på varan/tjänsten överensstämmer med avtal, taxa, bidragsregler eller beställning, samt att betalningsvillkor mm är uppfyllda. Eventuell avvikelse rapporteras omedelbart till leverantören för justering av faktura.
Beslutsattest, kontroll av att behöriga beslut finns. Kontrollen ska ske mot gjord beställning, mot fastställd internbudget, andra särskilda beslut tagna i styrelse/nämnd eller på delegation
Kontroll enligt 1 och 2 sker med signatur, beslutsattest enligt 3 sker med fullständig namnteckning.
I tillämpliga fall även namnförtydligande.

Formkrav på en faktura

En faktura skall innehålla följande uppgifter för att man bland annat ska få rätt att lyfta moms:
datum när handlingen har upprättats
när affärshändelsen har inträffat, (kan vara samma datum som när handlingen upprättas)
vad affärshändelsen handlar om
var varorna mottas
priset
vilka parter som är inblandade, dvs. namn, adress eller andra uppgifter som visar vilka som är köpare, säljare och andra som kan vara inblandade, till exempel factoringbolag
vilka handlingar som ligger till grund för fakturan, till exempel offerter eller avtal
uppgift om momsbeloppet i svenska kronor, procent räcker inte
uppgift om momsbeloppet för varje momsnivå om det ingår varor eller tjänster med olika momsnivåer
säljarens momsregistreringsnummer (VAT-nummer vid EU-handel) eller organisationsnummer för juridiska personer respektive personnummer för enskilda näringsidkare när dessa inte är momsregistrerade
Småbelopp,( upp till 500 kr)

Vid småbelopp kan vissa av ovanstående uppgifter utelämnas men följande punkter ska alltid framgå:
Punkt 5, 8,9,10 samt övrigt av betydelse för bedömning av skattskyldighet och avdrags- eller återbetalningsrätt, till exempel vilka varor och tjänster som ersättningen avser.
F-skattsedel

Vid beställning av tjänster är det viktigt att kontrollera att leverantören har F-skattsedel. I de fall som leverantören saknar F-skattsedel blir kommunen arbetsgivare och skall därmed redovisa skatt och betala arbetsgivaravgifter. Det betyder att den upphandlade tjänsten blir betydligt dyrare än det angivna priset om leverantören saknar F-skattsedel. Artister saknar ofta F-skattsedel.

Avvikande förfallodag

Kommunen tillämpar 30 dagar som generell betalningstid för kund- och leverantörsfakturor om ej annat har avtalats. I de fall fakturan har kortare betalningstid än 30 dagar och inget annat är överenskommet kontaktas leverantören..

Om uppgifter saknas

Leverantören kontaktas för komplettering av uppgifter genom att en ny faktura tillställs oss. Vi ska aldrig själva gå in och ändra uppgifter på en faktura, i synnerhet inte uppgift om F-skattsedel.
Felaktig adressat

Om faktura kommer kommunen tillhanda som har felaktig adressering skall den omedelbart återsändas till leverantören för rättelse. Vi ska aldrig betala en faktura som är utställd i någon annans namn än kommunens.
Formkrav på bokföringsorder

En bokföringsorder kan bestå av:
Uppbokning av intäkt/kostnad
Interna köp- och säljtransaktioner
Rättelse av bokföring
En bokföringsorder skall innehålla följande uppgifter för att få registreras:

Vem som har upprättat bokföringsordern
Bokföringsperiod
Upprättandedatum
Beslutsattest
Tydlig beskrivning av vad den avser, ev. bifogas kompletterande underlag.
Vid rättelse som sker via bokföringsorder ska verifikationsnummer anges för den verifikation som rättelsen avser. Vid en granskning ska det utan svårighet gå att få kännedom om rättelsen. Går det inte att åsätta ursprungsverifikatet uppgift om rättelsen måste kravet säkerställas på annat sätt, t ex via särskilda förteckningar eller rättningsjournaler som produceras av redovisningssystemet.
Undantag från punkt 4 kan göras gällande interna köp- och säljtransaktioner om tecknade avtal eller skriftliga beställningar finns. Dessa kan då ersätta beslutsattesten under förutsättning att avtalstecknare/beställare har beslutsattesträtt. OBS att avtalen/beställningarna i dessa fall skall hanteras som räkenskapsinformation.
Kontrollernas utformning och utförande

Ansvarsfördelning

Transaktionens art
Transaktioner med låg inneboende risk, till exempel vissa typer av felrättningar, interna transaktioner, etcetera kan medge att avvikelser sker utan större risk.

Transaktionens storlek
Om kostnaden för kontroll blir för hög i förhållande till det kontrollerade beloppet, till exempel fakturor på små belopp.

De praktiska förutsättningarna

I de fall där det inte finns mer än en person på en arbetsplats som har tillräcklig insikt för att kunna göra erforderliga kontroller kan det bli nödvändigt att göra avsteg från de normala kontrollrutinerna. För sådana arbetsplatser ska man tillse att man istället genom stickprov kontrollerar att hanteringen överensstämmer med beslutade kontrollåtgärder. Dessa arbetsplatser förtecknas i styrelsen/nämndens internkontrollplan och utifrån gjord riskbedömning görs en kontrollplan.
Kompetens

Kommunstyrelsen är ansvarig för en gemensam grundinstruktion för utbildning av kontrollansvariga.
Förvaltningschefen ansvarar för att kontrollansvarig får rätt utbildning/info.
Jäv

Kontroll får inte göras av närstående person. Med närstående person menas familjemedlem, annan närstående släkting eller god vän.
Den kontrollansvarige får inte kontrollera in- och utbetalningar till sig själv.
Kontroll får inte ske av utgifter av personlig karaktär, t.ex. reseräkning, förtäring, representation, kursavgifter, mobiltelefon eller annat som är direkt knutet till kontrollpersonen. Enklare förtäring undantas, t.ex. fika som inte återkommer regelbundet.
Med jäv kan också avses att man på något sätt är delaktig i det som kontrolleras utan att avse personlig in- eller utbetalning.

Integritet

Underordnad personal ska som regel aldrig ges i uppgift att kontrollera överordnad personal.

Dokumentation

Mottagningsattest ske genom signatur.
Pris- och villkorskontroll sker genom signatur.
Beslutsattest sker genom namnteckning.
Om någon kontroll sker på annat dokument än originalfakturan ska detta dokument bifogas originalverifikationen för arkivering.

Kontrollansvariga

Attestliggare fastställs för resp. styrelse/nämnd.
Styrelsen/nämnden ges möjlighet att delegera rätten att utse attestanter till resp. förvaltningschef eller dennes ersättare.
Besluten dokumenteras genom styrelsen/nämndens beslut eller delegationsbeslut.
Besluten gäller tills vidare.
Besluten kan återkallas av styrelse/nämnd eller förvaltningschef
Namnteckningsprov skall förnyas i januari varje år och förvaras hos styrelsen/nämnden.
Kopior skickas till resp. registreringsenhet, kommunens huvudkassa samt övriga som man bedömer bör ha tillgång till namnsteckningsproven.
Arkivering av namnteckningsprov sker som räkenskapsmaterial och gallras efter 10 år.
I attestliggaren anges ansvarområde för resp. attestant utifrån organisatorisk tillhörighet och befattningens ansvarsområde. Särskild blankett används.
Attestliggaren skall omfatta:

Attestanter med eget budgetansvar.

 
Attestant utan eget budgetansvar, men med rätt att attestera upp till visst belopp per inköpstillfälle.
Person med inköpsrättighet utifrån fastställd avgränsning. Attest sker av person enligt de regler som gäller för nivå 1 eller 2.

Om kontrollen brister?

Om man upptäcker en brist i kontrollerna ska detta anmälas till närmaste chef enligt rapporteringskedjan nedan. I de fall man inte löser problemet på den nivå som man gjort anmälan till går man vidare i kedjan för att få råd och stöd. Möjlighet finns också att få råd och stöd från personal- och ekonomifunktionen samt revisionen.

Om man upptäcker brister utanför den egna enheten, anmäler man detta till sin egen närmaste chef som sen rapporterar i enlighet med rapporteringskedjan.

I de fall personen är en överordnad, någon man står i beroendeställning till eller om man inte känner förtroende för någon i kedjan anmäler man till resp. närmast högre chef.

Rapporteringskedja    
Resultatenhetschef 
Förvaltningschef
Kommundirektör

Stödfunktion
Enhetschef Personal- och ekonomifunktionen på samtliga nivåer, i de fall bristen är av allvarlig karaktär, dvs. aktuell person har överskridit sina befogenheter och åsamkat kommunen betydande skada (för egen vinnings skull). Det finns också möjlighet att kontakta revisionen för råd och stöd.
 

Polisanmälan vid misstanke om brott

Bedömning sker i varje enskilt fall.
För förseelse följs reglerna i AB01 §9 och 13 beträffande avstängning och disciplinpåföljd m.m. om så bedöms lämpligt.