Riktlinjer för upphanding och inköp

Fastställd av Kommunstyrelsen 2007 §62, reviderad 2011 §124

Riktlinjer för upphandling och inköp (avrop)

1.   Allmänt

Kommunen, kommunalt ägda bolag och förbund omfattas av Lagen om Offentlig Upphandling (LOU). Respektive kommun, bolag och förbund går under begreppet ”upphandlande myndighet”. Lagen innehåller ett antal grundregler för upphandling och inköp - främst i syfte att upprätthålla affärsmässighet, konkurrensutsättning och objektivitet. Lagen är tvingande i förhållande till verksamheten.

Detta dokument är en upphandlingspolicy för all anskaffning av varor, tjänster och entreprenader. Som komplement till detta dokument finns riktlinjer och mallar vilka tillsammans utgör system för upphandlings- och inköpsarbetet. 

2.   Syfte

Policyn syftar till att fastslå enhetliga principer för upphandlings- och inköpsverksamheten inom samverkande enheter.

3.   Ansvar

Kommunfullmäktige fattar beslut om policy. Kommunstyrelsen har tillsynsplikt. Styrelser och nämnder har det övergripande ansvaret för att policyn tillämpas.

Upphandlingsenheten ansvarar för att vid behov ta fram förslag till revidering av policy och regler för upphandling och inköp, för att kontrollera att policyn efterlevs samt att utbildning och information i upphandlings- och inköpsfrågor tillhandahålls i organisationen.

Verksamhetsansvariga chefer ansvarar för att policyn görs känd och tillämpas inom sina respektive ansvarsområden.

4.   Mål

Upphandlings- och inköpsverksamheten skall bedrivas på ett sådant sätt att den bidrar till en positiv utveckling av enheternas verksamhet med tonvikt på kostnadseffektivitet.

5.   Strategier

Målet uppnås i huvudsak genom följande strategier:

• Tillskapa nödvändiga resurser för upphandling, utbildning och uppföljning.
• Tillvarata enheternas samlade behov.
• Vidareutveckla arbetsformer, arbetsverktyg, rutiner och internutbildning.

6.   Upphandlingsprinciper

De grundläggande principerna är affärsmässighet, konkurrens, objektivitet, likabehandling, proportionalitet (dvs. relevanta och rimliga krav i proportion till vad som skall upphandlas) samt transparens.

7.   Uppföljning

Fullmäktige ska årligen få en återrapportering från upphandlings- och inköpsverksamheten om tillämning av ramavtal och genomförda kontroller. 

8.   Miljökrav

Kommunen ska påverka hälsa och miljö på ett positivt sätt genom att när det är relevant, ställa miljökrav i sina upphandlingar. I möjligaste mån ska kommunen även använda sig av Miljöstyrningsrådets (MSR) kriterier som stöd i sina upphandling

9.   Sociala och etiska krav

Kommunen ska verka för att relevanta sociala och etiska krav ställs i varje upphandling. Krav som ställs ska vara förenliga med gemenskapsrätten och anges i förfrågningsunderlaget i form av s k särskilda kontraktsvillkor.

10.   Affärsetik

Utöver ovan nämna principer innefattar affärsetik även ett i övrigt etiskt agerande. Leverantörer är viktiga partners och ska känna trygghet i relationen med kommunen. Genom ett agerande i enlighet med denna policy främjas en god affärsetik, vilket i sin tur gör Kommunen till trovärdiga aktörer på både den offentliga och privata marknaden.

• Inga orimliga eller onödiga krav ska ställas så att någon leverantör gynnas eller missgynnas
• Förtroendevalda och tjänstemän ska inte ha personliga intressen hos leverantörer (jäv) som kan påverka upphandlingen.
• Vid besök hos leverantörer, eller vid gemensamma resor, ska egna rese- ochlogikostnader alltid betalas av Kommunen.
• Alla former av gåvor och tjänster från befintliga och potentiella leverantörer ska undvikas.
• Leverantörer ska inte lovas något eller utnyttjas på ett sådant sätt som det inte finns befogenheter eller lagligt möjlighet att uppfylla.
• Optimal konkurrens

11.   Optimal konkurrens

Vid all upphandling skall så många leverantörer som möjligt kunna lämna anbud till kommunen. Detta oavsett storlek eller geografisk placering. Eftersom så många leverantörer som möjligt ska kunna lämna anbud ska i största möjliga mån hänsyn tas till efterfrågad vara/tjänsts utformning vid konstruktionen av förfrågningsunderlag.