Fastställd av Avesta Kommunfullmäktige den 26 april 2012
Detta är Avesta kommuns policy som ligger till grund för kommunens strategiska information och kommunikation.
Våra ledord för all kommunikation är: användbar, tydlig, tillgänglig, planerad, öppen, pålitlig, snabb och offensiv.
Information och kommunikation är strategiska verktyg för att uppnå kommunens mål. Information och kommunikation är en förutsättning för att medborgarna ska kunna delta i processer inför beslutsfattande. Information och kommunikation är en förutsättning för att fattade beslut ska kunna genomföras och få effekt. Samhällsutveckling kräver information och kommunikation.
Kommunikation skapas inte av sig själv. Kommunens kommunikatörer är varje medarbetare. I medarbetarnas kontakter med medborgare och andra intressenter finns stora möjligheter att skapa förtroende för Avesta kommun. Därför ska informations- och kommunikationsarbetet planeras för varje kommunal verksamhet.
I all information och kommunikation där kommunens verksamheter är aktiva, ska det framgå att det är Avesta kommun som är avsändare, och hur man kommer i kontakt med verksamheten/kommunen. För att stärka kommunens varumärke i omvärlden är det viktigt att vi profilerar oss som Avesta kommun, med kommunens grafiska profil.
Denna kommunikationspolicy med tillhörande riktlinjer gäller för hela kommunens koncern.
Som komplement till denna plattform finns kompletterande/vägledande riktlinjer och planer som behandlar till exempel sociala medier, kriskommunikation, marknadsföring och grafisk profil. Fler riktlinjer och planer kan också komma att utarbetas vid behov.
Kommunikationspolicyn anger vilka principer som ska gälla för kommunens information och kommunikation. Policyn ska användas av förtroendevalda, chefer och övriga anställda.
Avesta kommun informerar och kommunicerar för att:• Kommunmedborgarna ska känna till och kunna använda sina rättigheter, sina skyldigheter och den service kommunen erbjuder.• Kommunmedborgarna ska känna till och kunna delta i den demokratiska processen.• Uppmuntra kommunmedborgarna till att delta i den demokratiska processen.• Bidra till att skapa en positiv upplevelse av organisationen Avesta kommun, dess verksamhet samt den geografiska platsen Avesta kommun.• Skapa bättre beslutsunderlag. Principer för Avesta kommuns information och kommunikationAvesta kommuns information och kommunikation ska:• Utgå från offentlighetsprincipen och bidra till öppenhet och tillgänglighet.• Stödja Avesta kommuns vision, mål och beslut.• Bidra till att stärka de lokala demokratiprocesserna och medborgarnas möjlighet till delaktighet i kommunens verksamhet.• Bidra till att skapa kunskap om Avesta kommun, samt bidra till goda relationer med omvärlden.• Använda vårdat, enkelt och begripligt språk.• Anpassas till de målgrupper den berör, vad gäller till exempel formulering av budskap och val av medier/kanaler för information och kommunikation. ”Målgruppens fokus” är utgångpunkten för kommunikationsplaneringen• Vara snabb och ärlig.• Berätta: vad, när, hur och varför.• Alltid finnas på www.avesta.se (även om andra kanaler också används).
Information är budskap som riktar sig till en eller flera mottagare. Mottagarna har ingen eller liten möjlighet att återkoppla och komma med till exempel synpunkter.Information är i allmänhet effektivt för att skapa kännedom och begränsad kunskap.
Kommunikation är dialog mellan två eller fler parter. Det innebär ömsesidigt utbyte.Kommunikation är i allmänhet effektivt för att skapa kunskap, att bidra till förändrade attityder och att bidra till förändrade beteenden. För att förändra beteenden krävs i allmänhet konkreta övriga åtgärder. Det kan till exempel handla om att anpassa busstider till arbetstider. Oavsett information och kommunikation om till exempel bussens miljövänlighet och låga kostnader kommer inte medborgaren att ta bussen till jobbet om busstiderna inte stämmer med arbetstiderna.
Policyn är generell och gäller under en längre tid. Den innehåller inte specifika åtgärder eller årsplaner. Policyn anger ett förhållningssätt till informations- och kommunikationsarbetet i kommunen.
Varje kommunikationsstrategi ska utgå från Kommunikationspolicyn. Strategin är det långsiktiga tillvägagångssättet för att med information och kommunikation bidra till att uppnå kommunens vision och mål. Kommunikationsstrategin är en del av kommunens/förvaltningens övergripande strategi.
Kommunikationsstrategin konkretiseras i kommunikationsplanen. Kommunikationsplanen innefattar kommunikationsmål och åtgärder för att nå dessa mål, är riktad mot avgränsade målgrupper och har en ekonomisk ram.
En kommunikationsplan kan skapas för såväl verksamheter som för särskilda projekt. Planen ska omfatta nulägesanalys, beskrivning av mål/förväntad effekt, målgrupper, budskap och metoder. Den ska också innehålla tidsplan, plan för genomförandet och plan för uppföljning/utvärdering.Ansvar för information/kommunikation.Kommundirektören har det övergripande, strategiska ansvaret för att policyn används och att riktlinjerna i den följs i kommunens verksamheter.
Kommunens informatör har i uppdrag att fungera som rådgivare för samtliga förvaltningar/bolag i informations- och kommunikationsfrågor. Kommunens informatör ansvarar för kommunikationsplanering av kommunövergripande information.
Informations- och kommunikationsansvaret är också kopplat till de olika verksamhetsområdena, vilket innebär att förvaltningschefer/bolagschefer, resultatenhetschefer, enhetschefer och arbetsledare har informations- och kommunikationsansvar inom sitt/sina verksamhetsområden.
Chefer har ansvar för att medarbetarna är välinformerade, att de vet var de kan hitta information de behöver för att kunna genomföra sina arbetsuppgifter och känna delaktighet i kommunens utveckling. Cheferna ska även förmedla information från sina medarbetare vidare till närmaste överordnade chef.
Förvaltningar/bolag ska planera den egna kommunikationen med årlig uppföljning.
Förvaltningarna/bolag ska bistå informatör med information om den egna styrelsens/nämndens/förvaltningens verksamhet.
Varje anställd i Avesta kommun har ansvar och skyldighet att själv söka information som behövs för att genomföra sina arbetsuppgifter på bästa sätt. Alla anställda ska känna till gällande mål och budget, samt förstå sin egen roll i arbetet med att nå målen. Anställda har också informationsansvar gentemot sin närmaste chef, och ska lämna information som kan vara av betydelse för verksamheten, medborgare eller andra intressenter.
Ansvar för massmediekommunikationNormalt är det den med/de som har informations- och kommunikationsansvar som också ansvarar för mediekontakter. Lämpligen är de den/de som har goda kunskaper om aktuellt verksamhetsområde som är de som företräder Avesta kommun i mediekontakter. Skriftlig medieinformation ska alltid sändas till informatör för distribution till lämpliga medier. Informatören ger också stöd i massmedierrelationer och hjälper till exempel till med att utforma pressinformation och att ge stöd/förbereda inför möten med medier.
Den information som ges till medier, ska alltid kunna återfinnas på eller via www.avesta.se.Avesta kommuns anställda i förvaltningar och bolag uttalar sig inte om politiska ställningstaganden, i egenskap av företrädare för Avesta kommun, utan hänvisar frågor som rör politik till Avesta kommuns förtroendevalda/politiker.
Anställda med kommunen eller kommunalt bolag som arbetsgivare har rätt att uttala sig om verksamheten i massmedier. Denna rättighet finns bland annat för att göra det möjligt för anställda att påtala missförhållanden inom offentliga verksamheter. Arbetsgivaren får inte efterforska vem som lämnat information till massmedier.
Offensiv 1: Medierna är vår kanal. Vi analyserar och tar egna initiativ till presskontakter. Vi använder även medier för annonsering.
Offensiv 2: Medierna är vår målgrupp. Vi berättar, förklarar och lämnar ut handlingar för att medierna ska förstå vad kommunen gör och varför.
Granskad/Eventuell förtroendekris: Medierna granskar kommunkoncernen. Vi bemöter sakligt fakta och påståenden, samt ger korrekt bakgrundsinformation. Vid granskning bör kommunens informatör informeras omgående (inför uttalanden i medierna) för eventuella åtgärder/stöd.
Kris/Extraordinär händelse: All information/kommunikation samordnas av Kriskommunikationsgruppen (leds av informatör).Lagar med betydelse för kommunal information och kommunikationDetta är lagar har som har betydelse för all kommunal information- och kommunikation. Förutom dessa finns även lagar som behandlar information- och kommunikation, men med särskild inriktning på ett verksamhetsområde, till exempel plan- och bygglagen.- Sekretesslagen- Kommunallagen- Förvaltningslagen- Tryckfrihetsförordningen- Marknadsföringslagen- Personuppgiftslagen- Arbetsmiljölagen- Regeringsformen- Lagen om elektroniska anslagstavlor
Kommunikationspolicyn revideras vid behov av Kommunfullmäktige. Språkliga förändringar och förtydligande exemplifieringar får göras av informatör.
Satsningen på Outdoor
Satsningen på Koppardalen
Satsningen på Sport