Arkiv och diarium

Diarium

Alla myndigheter är skyldiga att föra register över de allmänna handlingar som finns hos myndigheten. Det vanligaste sättet att registrera handlingar idag är genom diarieföring i ett elektroniskt datasystem (diariet). 

Kontakt med diariet

Varje styrelse har ett eget diarium där de allmänna handlingarna registreras. Kontakt med respektive diarium görs via e-post eller telefonsamtal till Servicecenter på telefonnummer 0226-64 50 00.

Arkiv

Kommunarkivets huvuduppgifter är att ansvara för kommunens arkiv- och informationshantering samt att ge råd och anvisningar till kommunens myndigheter och bolag. I arkivet samlas gamla protokoll, socialtjänstakter, skolbetyg, husritningar och andra kommunala handlingar.

Kommunarkivet ska se till att kommunen följer arkivlagen och arkivförordningen. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning och förvaltning och för forskningens behov. De kommunala kommunarkiven fungerar både som moderna informationscentraler och som minnen över det förflutna.

Allmänna handlingar

Allmänna handlingar finns som pappersdokument och digitalt lagrade uppgifter. Alla handlingar, utom de som omfattas av sekretess, ska lämnas ut till dig om du ber om det.

En allmän handling är en handling som har kommit till eller är upprättad och förvarad hos en myndighet. Allmänna handlingar är enligt offentlighetsprincipen offentliga och tillgängliga för alla att ta del av, om det inte handlar om sekretessbelagda (hemliga) uppgifter.

Utgångspunkten är att handlingar som rör myndighetens verksamhet är offentliga, men enskilda uppgifter i handlingarna kan vara sekretessbelagda. Det spelar ingen roll hur handlingarna har skapats, distribuerats eller lagrats. Det är innehållet som styr om de är allmänna eller sekretessbelagda. 

Regler för sekretess

När vissa uppgifter måste skyddas ska de sekretessbeläggas. Informationen blir hemlig. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människor i ärenden som rör socialtjänsten.

I offentlighets- och sekretesslagen finns regler för vilka uppgifter som är hemliga. Det innebär att kommunen med stöd av lagen avgör vilka handlingar som är hemliga. Om du skickar ett brev till kommunen och skriver hemligt, förtroligt eller konfidentiellt på brevet blir det ändå inte sekretess-belagt eller hemligt om inte lagen tillåter det.

Alla allmänna handlingar som inte innehåller uppgifter som omfattas av sekretess är offentliga och därmed har du rätt att läsa dem. Men uppgifter i allmänna handlingar som omfattas av sekretess enligt lagen har du inte rätt att ta del av.