Sekretessprövning av begäran av allmän handling
Sekretessprövning av begäran av allmän handlingHos kommunen finns en del handlingar som omfattas av sekretess. Det är ofta handlingar som har personuppgifter.
Då är vi skyldiga enligt lag att göra en sekretessprövning så att inte obehöriga tar del om uppgifter de inte har rätt att se. Den generella sekretessen är 70 kalenderår efter att handlingen upprättades om inte annat särskilt angetts.
I de vanligaste fallen räcker det med en initial bedömning som inte kommer tillföra någon särskild tid till ärendet. Men i en del fall där det är mycket handlingar eller en komplex begäran kan det medföra en längre handläggningstid.
Man får fortfarande vara anonym i sin begäran, men bör då räkna att det generellt blir avslag eller en väldigt maskad kopia man får ut. Många förfrågningar om att få ta del av handlingar som har uppgifter med sekretess går snabbare att handlägga om man inkommer med vissa uppgifter i samband med att man gör begäran. Det kan vara:
- Att du styrker din identitet för att undanröja sekretess i relation till uppgifter om dig själv – exempelvis skolhälsovårdsjournal
- Även när det är dina egna handlingar kan en menprövning behöva göras. Det kan vara att det förekommer uppgifter om andra personer än dig i din journal eller akt. Eller att det förekommer uppgifter du inte är medveten om, som skulle kunna orsaka dig men.
- Att du inkommer med giltig fullmakt för att visa att du har rätt att ta del av handlingarna.
Alla fall av begäranden om elevakter, skolhälsovårdsjournal, personakt, placeringsakt, LSS-akt kräver en sekretessprövning om handlingarna inte är äldre än 70 år.
Allting i dom här typerna av akter är inte handlingar med uppgifter som påverkas av sekretess. Det är bara handlingar och uppgifter som omfattas av sekretess som måste prövas.
Skyddad identitet
Om du eller personen som det handlar om i handlingarna du begärt har skyddade personuppgifter, även kallat hemlig identitet eller skyddad folkbokföring, så kan vi inte säga om vi har handlingar om dig eller den personen hos oss.
Vi måste först bekräfta att du är behörig att ta del av handlingarna. Det innebär generellt att du måste styrka din identitet till oss. Det kan vi göra genom att skicka ut ett meddelande genom vår säkra meddelandetjänst. Där får du identifiera dig med bank-id.
Det kan också göras genom att du kommer till oss i person och visar upp en giltig id-handling. Först när vi bekräftat att du är behörig att ta del av handlingarna kan vi titta om vi har handlingarna.
När en person har skyddade personuppgifter (hemlig identitet) innebär det också att även handlingar som vanligen är av okänslig natur, så som betyg eller anställningsavtal genast omfattas av sekretess.